Sin embargo, las encuestas pueden ser la forma más efectiva de recopilar la información que está buscando directamente de los pacientes sin la necesidad de dar a conocer todos los detalles. Pero las encuestas también pueden resultar insensibles o terminar siendo inútiles si se realizan incorrectamente. El valor que su clínica puede obtener de las encuestas está directamente relacionado con la forma en que ha diseñado su encuesta. A continuación le indicamos cómo asegurarse de que está en el camino correcto.
¿Cómo crear una encuesta exitosa de pacientes?
- Defina su propósito Para asegurarse de que su encuesta sea sucinta, profesional y fácil para su personal, es mejor comenzar definiendo el propósito de la encuesta y hacerlo específico. Si espera obtener más participación en las redes sociales, por ejemplo, y se pregunta si la marca personal podría ser beneficiosa, puede usar su encuesta para ver cómo pueden responder los pacientes, en lugar de sumergirse y potencialmente perder tiempo y recursos.Otro ejemplo podría ser cómo se sienten los pacientes al agregar una tarifa de consulta. Sea cual sea el motivo, asegúrese de que su encuesta tenga un propósito específico para ayudarlo a limitar las preguntas que va a hacer. De acuerdo con esto, asegúrese de hacer solo preguntas necesarias para la recoplicación de datos. Esto ayudará a mantener los resultados de la encuesta de manera fácil para que el personal compile y saque conclusiones que seguramente dirigirán mejor sus esfuerzos de mercadotecnia, servicio al cliente o tratamiento.
- Sea considerado con el tiempo de los pacientes Sea directo con el tiempo que la encuesta puede llevar a los pacientes a completar, incluso si es un rango. Por respeto al tiempo de sus pacientes, la regla aquí debería ser cuanto más corto mejor. La mejor duración es de cinco minutos o menos, pero en ningún caso su encuesta debe tardar más de 10 minutos. Si su encuesta es demasiado larga, es posible que reciba muy pocas respuestas o simplemente haga que los encuestados se retiren parcialmente. Dependiendo del software o servicio que esté utilizando para realizar su encuesta, agregue una barra de progreso o actualice a un lado de la encuesta para mantener a los pacientes informados sobre cuánto queda por responder. Alternativamente, si una opción de progreso no es posible, considere incluir el número de preguntas en la introducción de la encuesta junto con un tiempo estimado para completar y asegúrese de contar las preguntas a lo largo. De esta manera los pacientes pueden realizar un seguimiento de su propio progreso.
- Manténgalo simple, pero específico Del mismo modo, respete el tiempo de los pacientes manteniendo las preguntas simples y específicas. Apunta de cinco a 10 preguntas como máximo. Considere que podría pasar que los pacientes piensen que están perdiendo su tiempo y dejando encuestas incompletas. Manténgalo solo a lo esencial para la mejor oportunidad de éxito. En términos de formatos de preguntas, incluya una variedad que se incline hacia más respuestas de opción múltiple, escala, espectro o abiertas. Las preguntas de sí o no pueden polarizar, ofrecer menos información y no darles a los pacientes la oportunidad de compartir su opinión honesta. Por ejemplo, reformule la pregunta de sí o no: “¿Le gustaría ver más de X en nuestras redes sociales? Sí o No "a" ¿Qué te gustaría ver más en nuestras redes sociales? a) Resultados del tratamiento, b) Consejos estéticos, c) Personal y detrás del escenario, o d) Otros ". Asegúrese de mezclar también algunas preguntas abiertas para obtener comentarios más exclusivos, como," ¿Qué no quiere ver en las redes sociales? ”Si ofrece respuestas de opción múltiple, asegúrese de incluir una opción“ otra ”y un espacio para dejar una nota con respecto a la respuesta que no vieron. Esto permite que los pacientes proporcionen respuestas fuera de sus suposiciones. Finalmente, asegúrese de que las opciones de respuesta para las escalas sean coherentes y que las preguntas tengan una progresión lógica con un vínculo claro con el propósito de su encuesta.
- Pruébelo primero Antes de enviar su encuesta oficial a los pacientes, haga una prueba con el personal o amigos para asegurarse de que todo funcione sin problemas, no hay vacíos en las opciones de respuesta o preguntas, y su estimación de tiempo es precisa. Solicite a los participantes que realizan la prueba que ofrezcan sus comentarios sobre las preguntas incluidas y si son fáciles de responder, o si consideraron que existían brechas en las opciones de respuesta o la progresión de sus preguntas. Asegúrese de que ellos también se cronometren y ofrezcan esta información para que pueda estar seguro de que el tiempo estimado para completarla es correcto. Considere todos los comentarios, incluso las notas sobre la alteración de una palabra aquí y allá. Los valiosos comentarios pueden ayudar a suavizar cualquier error antes de enviar la encuesta a los pacientes, ayudándole a crear una impresión más profesional una vez que la encuesta llegue a sus manos. También se asegurará de que reciba la información más precisa de los pacientes como sea posible.
- Envíalo en el momento adecuado En términos generales, el mejor momento para enviar correos electrónicos de encuestas a los consumidores es durante la noche de un sábado, aunque los adictos al trabajo se acercan mejor a un littler más tarde en la mañana los sábados. Cuando envíe su correo electrónico invitando a los pacientes a que realicen su encuesta, asegúrese de elegir el horario que sea mejor para la demografía que atiende su clínica de estética médica. Una búsqueda en línea rápida ofrecerá varias opiniones sobre los mejores tiempos para datos demográficos o tipos de correo electrónico específicos, pero la información más valiosa provendrá de los datos de su propia lista de correo electrónico.
Consulte su servicio de marketing por correo electrónico para obtener estadísticas sobre sus mejores tasas de apertura y clics en correos electrónicos anteriores que haya enviado y utilice esa información para informarle.
En este correo electrónico inicial, también asegúrate de ofrecer un plazo razonable para completar la encuesta y asegúrate de enviar un correo electrónico de seguimiento a quienes no lo hayan completado, si el software que estás usando ofrece esta opción. Tenga en cuenta que los pacientes están ocupados, por lo que se agradecerá una línea de tiempo razonable y recordatorios.
- Conclusión: No se olvide de compartir los resultados Después de completar su encuesta, recopile la información y comparta los mejores resultados con sus pacientes. No solo estarán interesados en saberlo, sino que también podrán ver que sus respuestas han sido anotadas y sus comentarios son valorados. Utilice la información recibida no solo para cumplir con el propósito de su encuesta, sino también para informar otros asuntos comerciales, como temas de contenido o publicaciones en redes sociales, mientras se mantiene en línea con su política de privacidad. En general, hay una gran variedad de formas en que las encuestas pueden mejorar su clínica de estética médica, ofreciendo a los pacientes valorados lo que están buscando al mismo tiempo que aumentan su retorno de la inversión (ROI).
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